Phòng Hành chính - Tổng hợp

21 tháng 7, 2016

Trưởng phòng: ThS. Nguyễn Vũ Lâm - Điện thoại: 02433.910.528

Phó Trưởng phòng: TS. Trần Ngọc Thể - Điện thoại: 02433.840.539

Phó Trưởng phòng: ThS. Phạm Lê Hoa - Điện thoại: 02433.840.712

1. Chức năng của phòng Hành chính - Tổng hợp: Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng các công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, liên lạc, lễ tân; tổng hợp, kế hoạch; cải cách hành chính; quản lý xe ô tô và phương tiện phục vụ hoạt động công; quản lý, phục vụ nhà khách, nhà A2.

2. Nhiệm vụ của phòng Hành chính - Tổng hợp:

a) Thực hiện việc tiếp nhận, phân loại, vào sổ các loại công văn, giấy tờ, tài liệu bên ngoài gửi đến Trường và phát chuyển những văn bản này tới Ban Giám hiệu, các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện;

b) Tiếp nhận, sơ duyệt các loại văn bản, giấy tờ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân trong Trường trình Ban Giám hiệu hoặc chuyển các bộ phận được phân cấp giải quyết; theo dõi, chuyển kết quả giải quyết tới các đơn vị và cá nhân có liên quan;

c) Quản lý dấu của Trường và các dấu tên, chức danh của lãnh đạo Trường và của các đơn vị chức năng; cấp hoặc xác nhận các giấy tờ giao dịch hành chính của CBVC theo quy định phân cấp hoặc được sự uỷ quyền của Hiệu trưởng, như giấy giới thiệu, giấy đi đường, xác nhận chữ ký, các bản sao, v.v...;

d) Lập lịch công tác tuần, gửi đến Ban Giám hiệu và Trưởng các đơn vị trực thuộc; đăng tải trên trang Web của Trường; theo dõi đôn đốc việc thực hiện lịch công tác tuần;

đ) Tổ chức công tác lưu trữ và quản lý các văn bản, tài liệu theo đúng quy định pháp lệnh về công tác lưu trữ;

e) Theo dõi việc thực hiện chiến lược Phát triển trường; chủ trì phối hợp với các đơn vị, tập hợp tư liệu, đề án, chỉ tiêu giúp Hiệu trưởng dự thảo xây dựng và theo dõi quản lý tổng hợp kế hoạch năm và kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch dài hạn của Trường; theo dõi việc tổ chức thực hiện kế hoạch của các đơn vị; phản ánh kịp thời, đề xuất các biện pháp thích hợp để thực hiện kế hoạch có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lệnh của kế hoạch;

g) Thống kê tổng hợp định kỳ và đột xuất các số liệu của Trường phục vụ công tác báo cáo, tổng kết đánh giá hàng năm và đột xuất; soạn thảo các văn bản, báo cáo của Trường theo yêu cầu của Ban Giám hiệu và cấp trên; chù trì tổ chức các hội nghị sơ kết, tổng kết, gặp mặt cuối năm, hội nghị công chức, viên chức và người lao động Trường, các ngày kỷ niệm quy mô lớn;

h) Chuẩn bị các văn bản và làm thư ký các cuộc giao ban, các cuộc họp do Ban Giám hiệu chủ trì; ghi chép biên bản, soạn thảo các kết luận, thông báo của Ban Giám hiệu tại các cuộc giao ban, cuộc họp, hội nghị gửi đến các đơn vị trong và ngoài Trường;

i) Thường trực về công tác cải cách hành chính của Trường; tiếp nhận và triển khai thực hiện các chủ trương về cải cách hành chính của Nhà nước, của Bộ và của Trường; xây dựng kế hoạch và triển khai tổ chức thực hiện cải cách hành chính của Trường; chịu trách nhiệm về thể thức, tính pháp lý và trình ký của các văn bản do Hiệu trưởng ban hành; lập các báo cáo tổng kết đánh giá định kỳ và đột xuất về công tác cải cách hành chính theo quy định;

k) Thực hiện các nhiệm vụ được phân công về lễ tân, nhà khách; quản lý và phục vụ các phòng họp, phòng khách, hội trường tại khu Hiệu bộ, nhà khách; quản lý và tổ chức điều hành xe ô tô, phương tiện phục vụ yêu cầu công tác của Nhà trường;

l) Quản lý sử dụng máy Fax, điện thoại, máy potocopy của Trường; đặt mua và cung cấp các loại báo chí, bản tin, ấn phẩm, công báo,…theo kế hoạch được duyệt; nhận chuyển các loại thư, báo, ấn phẩm,…từ bưu điện đến các đơn vị và cá nhân trong Trường; dự trù và trang bị các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm…cho các phòng làm việc của lãnh đạo Trường, phòng khách, phòng họp, nhà khách…; chuẩn bị các ấn phẩm, thiếp, lịch năm, quà tặng, chúc mừng, phúng viếng,...phục vụ công tác giao dịch, đối ngoại của Trường;

m) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.


Chia sẻ